Tilbudet er det viktigste dokumentet du lager
Alt annet i en håndverksbedrift springer ut av tilbudet. Det avgjør om du får jobben, hva du får betalt, hva som er inkludert, og hvem som tar regningen når noe uforutsett dukker opp.
Likevel er det ofte den delen av driften som er dårligst organisert. Tilbud skrives i Word om kvelden, lagres på en PC, sendes på e-post – og så er de borte i innboksen. Ingen vet hvor mange som ble sendt forrige måned, hvor mange som ble akseptert, eller hvorfor de andre ikke svarte.
Et tilbudsstyringsverktøy gjør noe med akkurat dette.
Hva er et tilbudsstyringsverktøy?
Kort sagt: et system som håndterer hele reisen fra befaring til signert avtale.
Det betyr at du kan
-
lage tilbudet der og da, med maler og ferdige priser
-
sende det digitalt mens du fortsatt er hos kunden
-
la kunden godta og signere elektronisk
-
se status på alle tilbud: sendt, åpnet, akseptert eller avslått
-
følge opp automatisk, i stedet for å huske det selv
-
overføre det aksepterte tilbudet rett til prosjekt og faktura
Fem grunner til at det lønner seg
1. Du vinner flere jobber ved å være først
Kunden er mest motivert rett etter befaringen. Problemet er ferskt, dere har akkurat snakket sammen, og du er den håndverkeren de tenker på. Går det fem dager, har de gjerne hentet inn to andre tilbud – og du konkurrerer plutselig bare på pris.
Å sende tilbudet samme dag er ofte den enkleste konkurransefordelen en håndverksbedrift kan skaffe seg.
2. Du får slutt på kveldsarbeidet
Tilbudsskriving er den klassiske kveldsjobben. Med maler, ferdige tekstblokker og priser som ligger inne, blir tilbudet noe du gjør på ti minutter i bilen – ikke to timer etter middag.
3. Du priser riktigere
Når timepriser, påslag og standardposter ligger i systemet, slipper du å regne på nytt hver gang. Det reduserer risikoen for at du glemmer en post eller regner deg selv under kostpris fordi det var sent på kvelden.
4. Du får oversikt over hva som faktisk skjer
Hvor mange tilbud sendte dere i forrige måned? Hvor stor andel ble akseptert? Hva er gjennomsnittsstørrelsen?
Uten et system er dette gjetning. Med et system er det tall du kan styre etter. Vet du at treffprosenten er lav, kan du justere pris, tekst eller hvilke jobber du takker ja til.
5. Du unngår diskusjoner om hva som var avtalt
Et digitalt, akseptert tilbud er dokumentasjon. Det viser hva som var inkludert, hva som ikke var det, og når kunden sa ja. Det er verdt mye den dagen noen mener at «dette skulle jo være med i prisen».
Slik ser forskjellen ut i praksis
Uten system: Befaring mandag → notater på blokk → tilbud skrives torsdag kveld → sendes fredag → ingen oppfølging → kunden svarer aldri → jobben går til en annen.
Med system: Befaring mandag → tilbud settes opp på stedet med mal → sendes før du kjører → kunden signerer digitalt samme kveld → jobben opprettes automatisk som prosjekt.
Den eneste reelle forskjellen er hvor raskt du rekker frem. Men den forskjellen avgjør ofte hvem som får oppdraget.
Hva du bør se etter i et tilbudsverktøy
-
Fungerer det på mobil? Hvis du må hjem til PC-en, mister du hele poenget.
-
Kan kunden signere digitalt? Utskrift og skanning stopper prosessen.
-
Har det maler? De fleste håndverkere leverer varianter av de samme jobbene.
-
Henger det sammen med resten? Et akseptert tilbud bør bli et prosjekt, ikke starten på ny inntasting.
-
Ser du status? Uten oversikt over sendte og aksepterte tilbud har du ingen styring på salget.
Ofte stilte spørsmål
Er ikke Word godt nok?
Word lager dokumenter. Det gir deg ingen oversikt, ingen oppfølging, ingen signering og ingen kobling til prosjektet. Det fungerer for det første tilbudet, ikke for det hundrede.
Er digitale signaturer gyldige?
Elektronisk aksept av et tilbud er en bindende avtale på lik linje med papir, så lenge det er dokumentert hvem som har akseptert hva og når.
Hvor mye tid sparer jeg?
Det varierer med hvor mange tilbud du sender. Sender du fem tilbud i uken og bruker en time på hvert, er potensialet betydelig – både i spart tid og i flere vunne jobber.
Prøv Digitech
Med Digitech lager og sender du tilbud direkte fra mobilen, følger status underveis, og gjør aksepterte tilbud om til prosjekter uten dobbeltarbeid.
Kom i gang